csvについて

CSVとは何か？

CSVとは、「Comma separated Value(=カンマ(,)で区切った値」の頭文字をとって付けられた名称です。データのやりとりなどで使われることが多いCSVファイルですが普段使用していてCSVファイルとExcelファイルとどう違うのかと思う人もいると思われます。性質やできることはそれぞれ違うため同じ用途で考えると作業に支障が出る場合があります。そのため使い分け方法や注意点など紹介していきます。

CSVとExcelファイルの違い

CSVファイルとExcelファイルの違いは装飾や機能の自由度が高いか互換性が高いかということです。拡張子「.csv」は互換性が高くExcelだけでなくメモやメールなどほとんどのソフトに入れて編集や見ることができます。Excelファイルを扱うのが苦手な相手とのデータやり取りをするときはCSVファイルに変換される場合が多くみられる。

拡張子「.xlsx」のExcelhaCSVファイルと比べて互換性に劣ります。表の計算ソフトでは互換性の備わっているものが増えており、スプレットシートなどのデータベースソフトでも一部対応してますがCSVの水準には至らない。CSVファイルはテキストファイルのみで書かれたファイルなのに、一方のExcelはデータに色や線といった装飾を加えて保存することができます。データの保存時に機能が失われるとメッセージが出てましたが、CSVの形式では保存すると色の情報や線の情報は保存されないということです。装飾情報を保存するにはCSV形式ではなくExcel形式で保存すると文字の色や線の情報が保存されます。CSVはテキストのみで構成されているデータということです。

CSVの使いどころ

Excelのデータベース間でファイルやり取りをしたりExcelを所持してるかわからない相手にデータを送ったりファイルの容量を軽くしたりします。Excelファイルを使うべきところはExcelデータと互換性のあるソフトだけでデータの編集や観覧が完結する場合です。その場合いろいろな加工ができるExcelデータをそのまま使用するのが便利です。

しかし、CSVファイルで扱いが面倒な文字があります。CSVファイルは「カンマ文字までを1項目」「改行文字までを1行」とし解釈をします。データの中には改行文字やカンマも文字の情報として保持している場合がある。このようなデータをCSVファイルでエクスポートすると正しいCSVファイルの解釈ができなくなります。

CSVファイルを作成できるツール

CSVファイルを作成できるツールは有料と無料を合わせるといろいろなものがあります。代表的なソフトとしてあげられるのはExcelだと思われますがCSVは汎用性の高さから専用ツールだけでなくスプレットシートやメモ長、Cassava Editorなどのブラウザツールだけでも作成可能です。次に作成方法について紹介していきます。

CSVファイル作成方法

ここではスプレットシートを使用した作成方法で紹介していきます。

まずシートを引いたらデータを入力します。

ファイルにいき「形式を指定してダウンロード」→「カンマ区切り値.csv現在のシート」を選択する。その後ファイルの拡張子が.csvになってなっていることを確認したら保存する。

文字化けしていた時の対処

ネットワーク上からダウンロードしたCSVファイルを開いたら文字化けしているときがたまにあります。これは文字コードの 違いで起きる事象でメモ長を使用しダウンロードしたCSVファイルの文字コードを変えることで対処できます。

ダウンロードしたCSVファイルを右クリックしメモ帳で開きます。

開いたらそのままファイルで名前を付けて保存を実行します。

文字コードをANSIに変換して上書き保存します。そうすれば文字化けすることなく開けます。

ExcelでのCSVファイルを使用するとき要注意

ExcelでCSVファイルは編集や参照が可能です。しかしCSVファイルを編集する時は注意が必要です。CSVファイルにはExcelやデータベースなどにあるデータの情報がはいっていなく抽出元のシステムデータが文字列、数値、日付といった型が関係なく全部文字情報として出力されてます。。CSVファイルをExcelで普通にひらくとExcelの解釈でデータ型が設定される。CSVファイルの情報を壊さないためExcelからCSVを開く場合には、Excelの外部データの取り込み機能を使用して、各項目データ型を設定して取り込む必要があります。

CSVファイルのメリット

CSVファイルはデータをカンマで区切ったテキストデータなのでメモなどで観覧や編集が可能です。また、ExcelデータをCSVとして保存することもできます。そしてCSVファイルは主に異なるソフト同士のデータやり取りに使用されます。しかし、CSVファイルはデータの順番に意味があります。ソフトで順番のルールが共通化されてないと正しく交換できない。CSVファイルは個人より企業などで異なるシステム同士のデータ交換に使用されることが多いです。

まとめ

今回はCSVとは何か？作成方法について紹介していきました。CSVとExcelファイル、この２つの違く似て異なるものです。装飾情報を保存したい場合などはExcelファイルで保存しテキストのみで保存する場合はCSVということがわかりました。システムから出力したCSVファイルを計算式を設定したシートに取り込めば、定例集計の効率化にもなります。